Заверение копий документов — это одно из самых распространенных и востребованных нотариальных действий, которое направлено на свидетельствование идентичности оригинала документа и содержания его копии. Оба документа предъявляются нотариусу, которые подтверждает соответствие всех реквизитов и текста копии оригиналу.
При этом нотариус не удостоверяет факты, изложенные в документе. Данное нотариальное действие — заверение копий документов, а также выписок из них, совершается нотариусами в строгом соответствии со статьями 77-79 Закона «Основы законодательства России о нотариате».
Чтобы убедиться в том, что копия документа полностью идентична оригиналу, нотариус обязан тщательно изучить оба документа, если оригинал и, соответственно, копия составлены на иностранном языке, нотариус должен либо владеть языком подлинника, либо потребовать предоставить надлежащим образом оформленный перевод.
Кроме того, перед тем, как заверить копию, нотариус должен убедиться, что свидетельствование верности выписки или копии документа разрешено действующим законодательством и проверить личность гражданина, который обратился за подобной услугой. Для засвидетельствования верности копии не требуется установление факта дееспособности обратившегося к нотариусу лица.
Перечень документов, свидетельствование которых запрещено законодательно:
- документов, имеющих указание на то, что данный документ запрещено копировать;
- документов, которые имеют гриф секретности;
- медицинских документов, в которых содержится информация о психических или же иных заболеваниях, согласно указу Министерства здравоохранения;
- договоров, составленных в простой письменной форме, если подлинность подписей участников договора не удостоверена нотариально;
- дипломов об образовании, в том случае, если не проставлен регистрационный номер или нет подписей должностных лиц, либо содержится всего одна подпись;
- выписок из зачетной ведомости, если обратившийся не представил диплом;
- документов, которые были составлены за пределами России и при этом не легализованы в соответствии со всеми требованиями международных договоров.
Кроме того, нотариус может отказать в свидетельствовании верности копии, если в подлиннике есть следующие нарушения:
- отдельные фрагменты или слова написаны карандашом;
- есть подчистки, дописки, зачеркнутые слова или неоговоренные исправления;
- нарушена целостность текста или всего документа;
- содержатся нечитаемые отдельные фрагменты текста, нечетко видны печати, реквизиты и подписи уполномоченных лиц;
- подпись должностных лиц должна быть оригинальной, а не выполненной с помощью факсимиле или светокопирования;
- есть повреждения, которые не позволяют однозначно толковать содержание текста или же дающие основания сомневаться в оригинальности документа;
- поверхность документа заламинирована, так что невозможно точно определить подлинность оригинала.
Нотариус свидетельствует верность копии с копии документа, если предъявленный документ был заверен в нотариальном порядке или же предъявлен юридическим лицом, владеющим подлинником.
Если объем документа больше одного листа, нотариус потребует прошить все страницы, пронумеровать и скрепить подписью уполномоченного лица и печатью предприятия.
